Intern compliance programma

In een nieuwe serie bespreekt Loes Janson de moderniseringsplannen van de Europese Commissie voor de dual-use-verordening. In het vierde artikel bespreken we het intern compliance programma.

Door Loes Janson consultant Trade Compliance & FEC bij Philip Sidney.

De Europese Commissie heeft een voorstel gedaan ter herziening van de dual-useverordening.Hierin wordt expliciet genoemd dat het interne compliance programma (ICP)een voorwaarde zal zijn voor het krijgen van een globale uitvoervergunning. De bedoelingvan de Europese Commissie is dat er door het eisen van een ICP een bijdrage wordtgeleverd aan een gelijk speelveld tussen exporteurs binnen de Unie. Veel bedrijvenworstelen echter met het opstellen van een effectief ICP. In dit artikel zal ik ingaan op decomponenten van een ICP en op de aanpak voor het opstellen ervan.

Het interne compliance programma is in essentie een beschrijving

van de maatregelen en procedures die het bedrijf heeft geïmplementeerd om te garanderen dat zij voldoen aan de wet- en regelgeving rond exportcontrole. Er heerst onder exporteurs onrust vanwege de eis van een ICP, maar deze eis is eigenlijk niet nieuw.


Artikel 12 van de huidige dual-use-verordening stelt namelijk

ook nu dat alle lidstaten, bij de beoordeling van een aanvraag

van een globale uitvoervergunning, rekening dienen te houden

met de toepassing door de exporteur van “evenredige en passende middelen” om de bepalingen van de verordening “te

waarborgen”. Deze wat juridische bewoording komt er op neer

dat de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU), die de uitvoervergunningen verleent, de afgelopen jaren een adequaat ICP ook al als voorwaarde stelde.


Componenten van een ICP

In het voorstel tot herziening wordt duidelijk gemaakt dat vooral

de implementatie van een effectief intern compliance programma

belangrijk is. Een antwoord op de vraag wat de elementen van een effectief ICP dienen te zijn, wordt in de dual-use-verordening

echter niet gegeven. Hiervoor wenden we ons tot de ‘Best practice guidelines on ICP’s’, zoals gepubliceerd door het Wassenaar-arrangement en de ‘richtlijnen voor het opstellen van een ICP’, zoals in juni 2018 gepubliceerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken.


In het algemeen beschouwd, kunnen we acht basiselementen van een ICP onderscheiden:


  1. (Management)toewijding;
  2. Bedrijfsstructuur en verantwoordelijkheden;
  3. Exportscreening-procedures;
  4. Controles voorafgaande aan de export;
  5. Audit en controle;
  6. Training van de medewerkers;
  7. Archivering;
  8. Rapportage en verbetermaatregelen.


Andere, buitenlandse autoriteiten hebben vergelijkbare richtlijnen

gepubliceerd en ik raad iedere exporteur aan om voor de

eigen situatie na te gaan welke belangrijk zijn om in overweging te nemen.

Er zijn acht basiselementen van een interne compliance programma te onderscheiden

Redenen om elementen uit andere richtlijnen op te nemen, zijn bijvoorbeeld het regelmatig werken met goederen van Amerikaanse oorsprong of het hebben van een productiefaciliteit of kantoor in het buitenland. Een paar voorbeelden van

mogelijke extra buitenlandse richtlijnen:


- De Amerikaanse ‘Elements of an effective compliance program’ van BIS, voor de (weder)uitvoer van Amerikaanse commerciële producten;

- De Amerikaanse ‘Compliance program guidelines’ van DDTC, voor de (weder)uitvoer van Amerikaanse producten onderhevig aan de militaire ITAR-wetgeving;

- De Duitse ‘Merkblatt zur Firmeninterne Exportkontrolle’ van BAFA.


Opstellen van het ICP

Het doel van een effectief ICP is om te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van sancties en exportcontrole, zoals dat ook bij AEO-certificering geldt. De autoriteiten kunnen er dan op vertrouwen dat uw organisatie ‘in compliance’ is met deze wetgeving.


Alvorens te beginnen met schrijven, is het belangrijk om eerst te bedenken wat het doel is van het ICP en wie ervoor verantwoordelijk is. Het zou geen statisch document moeten zijn dat puur is bedoeld voor het verkrijgen van een vergunning, maar juist een intern beleidsstuk waar de hele onderneming op kan steunen.

Een goed begin, naast het classificeren van goederen, software en technologie, is het naast elkaar leggen van de reeds genomen exportcontrolemaatregelen, en de maatregelen die nodig zijn volgens de toepasselijke wet- en regelgeving. Hierbij is het van belang om te kijken naar alle aspecten van de organisatie, waaronder naast expeditie ook inkoop, service, sales, engineering en R&D. Identificeer de hiaten en bedenk hoe deze het meest efficiënt en met de minste verstoring kunnen worden geïmplementeerd in de huidige werkwijzen.


De grote voordelen van een effectief ICP zijn dat teams zichzelf managen en controleren, dat het bedrijf een positieve indruk achterlaat op haar klanten en leveranciers en dat ongeautoriseerde transacties, en daarmee kostbare onderzoeken en boetes, zijn te voorkomen.

In de praktijk

In het voorstel tot herziening van de dual-use-verordening wordt aangegeven dat sommige mkb-ondernemingen het zich wellicht niet kunnen veroorloven om een ICP te maken. Zij worden daarom verwezen naar het gebruik van algemene- en individuele vergunningen.


Echter, iedere exporteur die te maken heeft met dual-use-goederen zal erkennen dat een globale vergunning de nodige vrijheid geeft en dat juist deze flexibiliteit voor het mkb van groot belang is.


In een volgend artikel beschrijf ik daarom hoe verschillende exporteurs omgaan met het implementeren van het ICP en welke vergunningen er met de ingang van de herziene dual-use-verordening beschikbaar zullen worden.’