Interview met keynote Chantal Ruiter & Fleur Scharenborg

“Veiligheid stopt nooit, het verdient continue aandacht!”

Ongeveer 400 mensen werken, in verschillende ploegen en op de piekmomenten, samen in het Europese distributiecentrum (DC) van Timberland Europe BV, om zo snel mogelijk de producten van A naar B te krijgen. Jaarlijks verschepen zij 17 miljoen units vanuit Almelo. Dat lukt alleen als je het efficiënt en vooral veilig aanpakt. Een ongeluk, klein of groot, kan grote gevolgen hebben: van persoonlijk leed tot zelfs grote financiële consequenties voor het bedrijf. Wij spraken Chantal Ruiter, HR Business Partner, en Fleur Scharenborg, KAM-coördinator bij Timberland tijdens de Dag van Het Veilige Magazijn over hoe efficiëntie en veiligheid hand in hand kunnen gaan in een DC.

Wie kent ze niet? De Yellow Timberland Boots? Deze schoenen en nog een breed scala aan kleding en accessoires worden jaarlijks verscheept vanuit het DC in Almelo met een oppervlakte van maar liefst 55.000 m², of wel ongeveer 11 voetbalvelden. Op dit moment werken er bijna 200 vaste werknemers en, afhankelijk van het seizoen, 100 tot 200 uitzendkrachten. De piekperiode zit in de maanden juli, augustus en september met een kleine uitloop naar oktober als de wintervoorraad verzonden wordt. Er wordt gewerkt met een 2 ploegensysteem: een ochtendploeg start om 6:00 uur en werkt tot 15:00 uur, een middagploeg werkt van 15:30 uur tot 00:30 uur.

Certificaat

Natuurlijk wordt er ook bij Timberland gewerkt volgens de internationaal bekende standaarden, met continue aandacht voor kwaliteit, veilig en gezond werken. Maar is dat genoeg? Hoe houd je al deze mensen nu echt veilig en gezond en maak je ze bewust van de dagelijkse risico’s? En hoe ver moet je gaan om je personeel te trainen als je ook per direct extra handen nodig hebt om het werk uit te voeren?

“In de piekperiode ligt de grootste uitdaging op het gebied van veiligheid. Er stromen die periode wekelijks (en soms zelfs dagelijks) veel nieuwe uitzendkrachten binnen, die in relatief korte tijd goed opgeleid moeten worden. Dit vergt een goede organisatie met duidelijke richtlijnen en communicatie, waarbij iedereen evenveel aandacht verdient”

Timberland Academy

Stap 1 naar veiligheid begint op dag 1 bij Timberland. Iedere medewerker, of je nu als uitzendkracht of directeur aangenomen bent, is verplicht te beginnen met de Timberland Academy. Deze opleiding dien je succesvol af te ronden. Je volgt een bedrijfspresentatie, kijkt naar een voor jouw werkzaamheden specifieke bedrijfsfilm en krijgt een rondleiding. Na afloop maak je een toets waar je maximaal 2 fouten op mag hebben. Heb je meer dan 2 fouten? Dan mag je helaas niet starten in het DC. Chantal Ruiter: “In de piekperiode ligt de grootste uitdaging op het gebied van veiligheid. Er stromen die periode wekelijks (en soms zelfs dagelijks) veel nieuwe uitzendkrachten binnen, die in relatief korte tijd goed opgeleid moeten worden. Dit vergt een goede organisatie met duidelijke richtlijnen en communicatie, waarbij iedereen evenveel aandacht verdient.” Maar, alleen het met goed gevolg doorlopen van de Timberland Academy is niet voldoende. Timberland heeft ook specifiek per afdeling de risico’s in kaart gebracht. In deze risico-inventarisaties staan wat een medewerker kan doen om risico’s te beperken of beter, te voorkomen. Te denken valt aan persoonlijke beschermingsmiddelen, een ontruimingsplan en correct gebruik van machines en gereedschap. Iedere nieuwe medewerker dient deze risico-inventarisatie tot zich te nemen en zijn of haar handtekening er onder te plaatsen. En dan zijn er nog de functie specifieke opleidingen. Als je als Heftruckchauffeur wordt aangenomen bij Timberland, moet je eerst een intern transportmiddelen certificaat (ITM) behalen via een interne training. Timberland laat dus geen Heftruckchauffeurs toe met een certificaat van een ander bedrijf. Het gebruik van interne transportmiddelen vormt namelijk één van de grootste risico’s in het DC. Natuurlijk vanwege het aanrijdgevaar, maar ook vanwege bijvoorbeeld de accu’s die erin zitten. Het is dus van het allergrootste belang dat een werknemer goed leert om te gaan met de aanwezige transportmiddelen. Tenslotte heeft Timberland ervoor gekozen om veel BHV-ers op te leiden: 38 in totaal, waarvan er 8 ploegleiders zijn, verdeeld over de twee ploegen en het kantoorpersoneel. Ook zijn er 2 Hoofd-BHV-ers die het administratieve gedeelte van deze functie op zich nemen. Veel, maar geen overbodige luxe, gezien de omvang van het pand, de ploegendiensten en het hoge aantal mensen dat dagelijks binnen werkt.

Technische hulpmiddelen

Naast de investering in opleiding van haar medewerkers, heeft Timberland de afgelopen jaren ook stevig geïnvesteerd in technische verbeteringen. Bijvoorbeeld in het orderpickstysteem van Adapto: een uniek, op shuttle gebaseerd, geautomatiseerd opslag- en ophaalsysteem met ingebouwde sorter- en sequentiemogelijkheden. Orderafhandeling is vanaf nu snel, nauwkeurig, en bovendien ergonomisch. Ook investeerde Timberland in een dozenvouwmachine en een dozensluitmachine dat veel efficiëntie opleverde. Arbeidsintensief werk werd hiermee vervangen door een machine. En sinds twee jaar heeft Timberland een systeem in het dak dat verse lucht naar binnen brengt, en daarmee dus extra zuurstof. De lucht wordt gekoeld door een adoptief koelapparaat. De temperatuur kan hierdoor tot maximaal 5 graden terug worden gebracht ten opzichte van de buitentemperatuur, wat koelere en frissere lucht oplevert in het DC. Een uitkomst in de drukste maanden, want een koelere omgeving leidde tot minder fouten, minder ongelukken en actievere werknemers.

Verder heeft Timberland een directe doorschakeling naar de brandmeldcentrale. Door de opslag van karton is brand een groot risico. Als het brandalarm, het zogenaamde slow-whoop alarm, afgaat, wordt de brandweer rechtstreeks gealarmeerd. Ook oefent de brandweer ook op locatie om te kijken hoe een eventuele brand het snelst onder controle te krijgen is, wat weer de nodige inzichten oplevert.

Basisveiligheid Maar vooral de kleine en simpele investeringen blijken veel bij te dragen aan veiligheid. Bijvoorbeeld het plaatsen van spiegels in de gangen. Of camera’s op de heftrucks, zodat de chauffeurs ook zien wat er onder hen gebeurt als ze hoog in een stelling zitten. Een ander voorbeeld is het plaatsen van STOP-borden op de plekken waar soms mensen lopend de stellingen in moeten. “Als een werknemer de stelling in loopt, moet de gang eerst worden afgesloten met STOP-borden aan beide kanten en ook de gang links en de gang rechts ernaast dienen afgesloten te worden,” vertelt Scharenborg. “Zo kan worden voorkomen dat er gelijktijdig een heftruck de gang in rijdt en wordt het risico op persoonlijke ongelukken beperkt.” Door deze kleine investeringen is de dagelijkse praktijk een stuk veiliger geworden.

Over Adapto en duurzame inzetbaarheid

Ruiter: “Adapto is een uniek op shuttle gebaseerd geautomatiseerd opslag- en ophaalsysteem met ingebouwde sorter- en sequentiemogelijkheden. Door middel van multidirectionele beweging en sequentiebepaling levert Adapto goederen in de juiste volgorde aan het juiste orderverzamelstation.” Met andere woorden: orderafhandeling is vanaf nu snel, nauwkeurig, en bovendien ergonomischer. Orderpicking en verzending kan op dezelfde dag plaatsvinden en het systeem is daarmee geschikt voor e-commerce.

De omschakeling naar het Adapto systeem bracht een uitkomst voor het oplossen van werkgerelateerd verzuim door fysieke klachten. Doordat de fysieke belasting van werknemers verminderde, nam het aantal ziekmeldingen af.

“Fysieke klachten sluipen er langzaam in door het steeds herhalen van dezelfde bewegingen en handelingen”

Gezonde en tevreden medewerkers

Zoals in veel DC’s het geval zal zijn, constateerde Timberland veel werkgerelateerd verzuim door fysieke klachten. “Deze klachten sluipen er langzaam in door het steeds herhalen van dezelfde bewegingen en handelingen,” zegt Ruiter. “Vaak begint het met wat lichte klachten en als je er niets aan doet, wordt het steeds erger.” Het nieuwe Adapto systeem zorgde voor verbetering, omdat medewerkers minder hoefden te bukken, te strekken en te tillen. Maar ook andere kleine investeringen, zoals verstelbare werktafels, kunnen al een enorm verschil maken in de fysieke belasting van de werknemer. Lastiger verzuim om te beïnvloeden is niet-werkgerelateerd verzuim. Toch kun je hier ook pro-actief mee aan de slag volgens Timberland. Zo is er een projectteam opgezet genaamd ‘duurzame inzetbaarheid’. Iedere 4 jaar wordt er een Preventief Medisch Onderzoek uitgevoerd, waarbij werknemers lichamelijke onderzoeken krijgen en vragenlijsten invullen over hun leefstijl. Timberland hoopt zo haar medewerkers tijdig bewust te maken van een eventuele medische afwijking of ongezonde leefstijl. Verder organiseert dit team jaarlijkse trainingen op het gebied van ergonomie, voeding en beweging. Deze initiatieven zijn voor iedereen, of je nu uitzendkracht of vaste werknemer bent bij Timberland. Tot slot moet iedere DC werknemer bij Timberland op 3 afdelingen inzetbaar zijn: het zogenoemde ‘crossfunctioneel rouleren’. Uit de praktijk bleek namelijk dat werknemers die slechts op een afdeling werkten, een veel hoger werkgerelateerd verzuim hebben dan werknemers die rouleren. Verklaarbaar, want steeds dezelfde handelingen verrichten leidt ook tot steeds dezelfde belasting. Bovendien bleek dat werknemers hun werk hierdoor leuker vinden. Kortom, minder fysieke belasting, meer aandacht voor een gezonde leefstijl en meer afwisseling zorgt voor minder verzuim, meer plezier op het werk en dus tevredener werknemers.

Van fouten kun je leren

Veel training en voorbereiding, het beste materiaal, veel aandacht voor de gezondheid van het personeel en toch gaat het helaas nog steeds wel eens mis. Scharenborg: “Naast dat wij zelf veel proberen te regelen en risico’s inzichtelijk maken, zien wij soms ook dingen over het hoofd. De valkuil is vaak dat, doordat iets jouw vaste werkomgeving is geworden, je minder scherp bent voor bepaalde risico’s. Je wílt ze niet meer zien, je bent je er niet meer bewust van of je bent er zelfs blind voor geworden.” Daarom laat Timberland ieder jaar een extern bureau langskomen om in het DC alle processen langs te lopen en alle risico’s zo volledig mogelijk in kaart te brengen via een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Om de paar jaar wordt dit externe bureau gewisseld voor een ander extern bureau voor een nieuwe en frisse blik. Dit gebeurt naast de jaarlijkse her-audits voor de ISO-certificering. Maar het allerbelangrijkste is misschien wel het analyseren van gemaakte fouten: vooral de ‘near misses’ in oplettendheid van werknemers en de werkomstandigheden binnen het DC. Dit zijn de situaties die net goed gegaan zijn, maar waar de impact ontzettend groot had kunnen zijn. Door deze situaties goed te analyseren en direct doelgericht stappen te ondernemen om er voor te zorgen dat het niet weer mis kan gaan, kun je enorme veiligheidswinsten boeken.

Minder incidenten en ongevallen

Is het nu 100% veilig in het DC van Timberland, met de inzet van al deze preventieve en reactieve maatregelen? Scharenborg: “In 2020 hebben wij 32 incidenten gehad en 8 ongevallen. Bij de ongevallen was externe medische hulp noodzakelijk. De aantallen van het afgelopen jaar zijn al vele malen lager dan de jaren ervoor.” Maar perfectie bestaat niet, ook bij Timberland niet. Ruiter: “Veiligheid stopt nooit, het verdient continue aandacht!” Er worden altijd fouten gemaakt en er kunnen altijd zaken verbeterd worden. Je moet constant alert zijn door gemaakte fouten te analyseren en hiervan met elkaar te leren. En, waar nodig, te blijven investeren in je mensen, in technische oplossingen en procesverbeteringen.

Bekijk de keynote terug

Vond je dit een leuk artikel?

Deel het met je collega's!